边远地区研究所不能按时收到院里公文、课题成本不能清晰计算、财务账目与资产实物不能完全吻合……在中国科学院资源规划（以下简称ARP）系统上线运行前，上述现象时有出现。

 

ARP 项目是一项促进管理创新的重大举措，但一路走来，其实施过程并非一帆风顺，在变革传统的管理理念和方法、推进信息化在科研管理活动的应用等方面，遭遇众多抵触、怀疑、消极参与，ARP团队也经历了探索、实践和创新的艰难过程，他们坚持、坚守，终于开创了通过信息化实现管理变革的先河。

 

不久前，在首届中国电子政务最佳实践评选中，中科院ARP系统应用探索与实践获创新类奖励。

 

 

为使中科院科研管理更加规范化、精细化、高效化，实现管理方式的变革，2002年，中科院ARP项目正式启动。中科院计算机网络信息中心ARP运行支持中心主任及俊川，自那时起就是ARP系统从无到有的亲历者。

 

回忆起十年前，他仍历历在目。“已经在企业中运行的企业资源计划系统（简称ERP），到底能不能应用到中科院？”他认为，这不是简单移植就能“成活”的。

 

与ERP结缘，是ARP项目在方法论方面的创新之处。国内外罕有将ERP应用于科研单位的先例，更不用说在中科院这样拥有120余个研究院、所，地域分布广的庞大机构实施。

 

“实施初期，我们开展了大量需求调研，很快发现不能照搬国外经验，企业的方法也不能简单移植。”接受《中国科学报》专访时，及俊川举例说，“像公文‘盖章’就是国内办公自动化系统的一个重要功能，要根据管理需求设置相关流程。”

 

管理方法和手段的不适应需要相对较长的时间过渡，而ARP项目初期更加艰苦的一项工作是理顺管理流程，中科院主要的科研管理活动，如人力资源、综合财务、科研条件、科研项目等，都必须梳理清楚。

 

规范管理是ARP项目的核心目标之一，具体实施的过程必然与经验式的管理发生碰撞。进行基础数据的准备是ARP实施的一项基础性工作，然而对于习惯了靠“拍脑袋”、“倒浆糊”方法管理数据的用户来说，精确数据管理模式势必打破某些“平衡”。ARP中心应用支持部主管孙健英告诉《中国科学报》记者：“我们制定了一系列管理规范，比如为了精确管理科研项目信息，提出‘虚拟课题’的概念，满足了日常项目经费的管理需要；而ARP财务核算平台的建立，改变了中科院120个单位拥有40多种财务核算系统的局面。”

 

 

综观国内外ERP的实施过程，有许多成功案例，也有不少惨痛教训。

 

在ARP一期合作者神州数码公司完成系统开发工作后，为了尽快完成知识转移，同时多快好省地推进系统实施，中科院又采取了一个创新的举措，成立“ARP核心实施团队”。2005年5月，由全院几十个单位的130多名技术和管理骨干组成的这支队伍，在北京昌平封闭了8个月进行培训。“当时很多人都是刚到科学院工作的年轻人，经过这段历练现在已成为骨干了。”及俊川颇感自豪。

 

“实施成本和开发成本基本是1：1。”及俊川介绍，在一个单位实施的流程包括理念宣传、梳理业务、理清家底、数据准备、系统实施、用户培训等。

 

ARP的使用，几乎挑战了相关人员过去所有的工作习惯，实施工作曾面临很大排斥情绪。

 

从不理解到逐渐接受，其中没完没了的沟通成本无法计算。

 

不仅如此，中科院全院120余个研究单位，学科门类多、每个所的管理模式也不一样，为了充分满足需求，ARP项目采取了分布式部署的方案，及俊川解释说：“这就相当于实施了120个个性化ERP系统。”在马不停蹄的3个多月内，他们完成了这一创举。

 

经过不懈的摸索、试点、改进……2006年，具有中科院特色的ARP系统在120个单位成功部署。2008年，ARP二期工程启动，涉及主要科研管理活动的192个业务流程得到梳理，最终形成了10个应用系统、2个应用服务平台的崭新应用环境。

 

 

“像刚过去的春节，各单位统计人员要在节前完成统计报表的上报工作，手工汇总的难度和强度都很大，可谓忙得‘暗无天日’。ARP上线后情况彻底不一样了，现在每年只要根据需求，在ARP的统计模块进行调整，84%的报表就可自动生成。”孙健英介绍。

 

2009年底上线的ARP公文模块，不仅拉近院所距离，更成为绿色低碳、节能减排的典范。“现在ARP公文系统每年处理1万多件公文。并且通过‘内部签批件’等功能，显著提升了协同办公的效率，尤其像西双版纳植物园这样一所多地的单位，效果更明显。”及俊川介绍，国际合作局副局长邱华盛通过ARP每天能处理六七十个批件，而国际合作的申请人不仅可追踪批件处理流程，还可凭打印件办理护照、签证等，办事效率不可同日而语。“将来有望通过这个系统跟踪分析我们科学家的合作领域、分析国外学者又关注了我们的哪些研究领域。”

 

ARP中心工作人员认为，目前“用得最好的是预算系统”，而人事管理系统将工作人员从事务性管理中解脱出来，从而向战略人力资源管理方向提升。其他诸如薪酬管理、资产管理等系统，同样都将为管理精细化、上层决策提供支持和依据。

 

最核心的管理系统，是对科研项目进行全生命周期的管理，从立项、执行过程到结题、成果产出全程跟踪。对科研机构来说，这也是此前ERP从未有过的内容。“ARP大大改善了以往课题预算执行时表现出的盲目性，实现了政策与经费使用的同步性，也减少了财务人员和课题负责人的工作量。”中科院半导体所资产财务处副处长王军说。

 

当然，ARP系统作为一个相对年轻的产品，在发展中仍离不开碰撞和坎坷。

 

“例如院属单位接受程度不均衡，把ARP作为负担的情况依然存在。机制、体制问题仍是制约ARP实现效益最大化的瓶颈。”及俊川表示，除此，对系统的资源投入和发展需求也并未成正比，因而依然需要继续创新ARP发展和应用推进的模式。

 

ARP的每一步前进都离不开创新思维和坚守不懈。“十二五”期间，ARP更将进入“云端”，在大量鲜活数据支持下，建立“一三五”等主题数据库，形成决策服务平台、先导项目管理平台等。

 

 

本篇文章来源于 《中国科学报》 (2013-02-26 第5版 创新周刊)| 记者 张楠

原文链接：http://news.sciencenet.cn/sbhtmlnews/2013/2/269916.shtm